8. Februar 2023

Neuer Onboarding-Prozess bei Promotech – HR-Leiter Christian Zöpfl im Interview

Im letzten Jahr wurde bei Promotech der gesamte Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter:innen unter die Lupe genommen und systematisch auf neue Beine gestellt. HR-Leiter Mag. Christian Zöpfl berichtet über seine Erfahrungen mit der Neugestaltung des Prozesses, initialen Zielen und finalen Ergebnissen.

Promotech: Herr Zöpfl, gewähren Sie den Lesern ein wenig Hintergrundinformation: Seit wann sind Sie Leiter der HR-Abteilung bei Promotech?
Christian Zöpfl: Seit Ende August 2022, ich durfte die Abteilung von Frau Katja KOBER, MSc übernehmen, die sich im Mutterschutz befindet.


Promotech: Aus wie vielen Mitarbeiter:innen besteht die Abteilung?
Christian Zöpfl: Insgesamt sind wir 5 Mitarbeiter:innen im Bereich HR-Abteilung.


Promotech: Was sind aktuell die größten Herausforderungen für eine HR-Abteilung in einem Unternehmen wie Promotech?
Christian Zöpfl: Der Arbeitsmarkt hat sich gerade in unserer Region stark in einen Arbeitnehmermarkt gewandelt, die Arbeitnehmer:innen können aus einer Vielzahl an offenen Stellen auswählen, die Unternehmen buhlen sozusagen um die zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte. Hier gilt es natürlich, ein möglichst attraktives Gesamtpaket zu schnüren, um Bewerber:innen auf sich aufmerksam zu machen und im Bewerbungsprozess an das Unternehmen zu binden.


Promotech: Wie sind Sie auf die Idee gekommen, den Onboarding-Prozess im Unternehmen neu zu gestalten? Welche Probleme sollten dadurch gelöst, welche positiven Effekte erzielt werden?
Christian Zöpfl: Das Projekt startete bereits im Jahr 2021. In erster Linie ging es darum, den bestehenden Prozess effektiver zu gestalten und weitestgehend zu digitalisieren. Für die Bewerber:innen sollte durch den neuen Prozess früh klar werden, welche Vorteile das Familienunternehmen Promotech gegenüber anderen Arbeitgebern bietet. Es galt, Zusammenhalt und WIR-Gefühl bereits im Bewerbungsprozess zu transportieren.


Promotech: Wie wurde die Neugestaltung des Onboarding-Prozesses angegangen?

  1. Gab es eine Projektgruppe oder war das ganze HR-Team beteiligt?
  2. Waren Mitarbeiter:innen außerhalb des HR-Teams involviert?
  3. Folgte man am Beginn einem gewissen Leitfaden oder wurden frei Ideen gesammelt?


Christian Zöpfl:

  1. Die Projektgruppe bestand aus Katja und mir.
  2. Es gab zusätzliche Expert:innen zur Digitalisierung des Prozesses und Rücksprache mit betroffenen Mitarbeiter:innen, die den Prozess gerade durchlaufen haben.
  3. Ideen wurden frei gesammelt, Prozessablauf nach Vorgaben des Unternehmens.

Das gemeinsame Mittagessen mit den Kolleg:innen – Fixpunkt am ersten Arbeitstag


Promotech: Welchen Zeitraum nahm die Neugestaltung des Prozesses ein, vom ersten Brainstorming bis zur gelungenen Umsetzung?
Christian Zöpfl: Zeitraum von 8 Monaten, gefolgt von einer 3monatigen Probephase und seither ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bei dem Details nachjustiert und optimiert werden.


Promotech: Welche Aspekte des Onboarding-Prozesses wurden neugestaltet – vom Arbeitsvertrag bis zum „informellen Flurfunk“
Christian Zöpfl: Wichtigster Teilaspekt war die Digitalisierung des Prozesses im JobRouter, jenem Workflow-Tool, das bereits viele Geschäftsprozesse bei Promotech abbildet. Im JobRouter laufen nun alle für den Onboarding-Prozess nötigen Informationen zusammen. Alle beteiligten Abteilungen erhalten so genau jene Informationen, die sie tatsächlich brauchen. Gleichzeitig erhalten die Neuankömmlinge zeitlich abgestufte Informationspakete, die sie von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag begleiten.


Promotech: Was waren für Sie die gravierendsten Veränderungen im Prozess?
Christian Zöpfl: Durch den neuen Prozess werden unzählige, schwer nachvollziehbare eMails vermieden, die eine wesentliche Belastung der im Prozess Beteiligten darstellten.


Promotech: Hatten die Veränderungen ausschließlich Einfluss auf neue Mitarbeiter:innen und die HR-Abteilung oder auch auf Mitarbeiter:innen anderer Abteilungen? Wenn ja, wie wurden diese involviert, wie waren die Reaktionen?
Christian Zöpfl: Durch die umfassende Struktur wurden bereits frühzeitig alle am Onboarding beteiligten Abteilungen (IT, empfangende Fachabteilung, Controlling, PromoLounge etc.) eingebunden. Nach einer anfänglichen Skepsis, schließlich funktionierte der bestehende Prozess ja eigentlich gut und jeder kennt doch den Grundsatz „never touch a running system“, war die Bereitschaft an der aktiven Mitgestaltung schnell gegeben und gemeinsam wurde der Prozess gestaltet.


Promotech: Wie gestaltete sich die Umsetzung? Was verlief reibungslos, wo zeigten sich Probleme?
Christian Zöpfl: Gerade digitale Prozesse kämpfen in den Anfängen oft mit dem Handlungsbewusstsein. Sie funktionieren nur dann gut, wenn sie keine Parallelstruktur zu den bestehenden Abläufen bilden, sondern diese wirklich ersetzen. Hier bedurfte es anfänglich einer Überzeugungsarbeit in den einzelnen Abteilungen.


Promotech: Welche Ziele wurden erreicht, wo zeigt sich vielleicht auch Ernüchterung?
Christian Zöpfl: Der Prozess bietet eine gute Grundlage, bedarf aber natürlich einer ständigen Korrektur in Details. Die nächsten Meilensteine werden die Ausweitung auf den Change-Prozess (Wechsel einer Mitareiter:in auf eine andere Stelle) und den Offboarding-Prozess sein. Ernüchternd ist es oft, wenn neue Mitarbeiter:innen die Informationspakete nicht beachten und die angebotene Unterstützung nicht wahrnehmen.


Promotech: Gibt es bereits Stimmen neuer Mitarbeiter:innen oder der Kolleg:innen in deren Abteilungen zum Onboarding-Prozess bei Promotech?
Christian Zöpfl: Viele neue Mitarbeiter:innen haben den Prozess durchaus positiv bewertet und fühlten sich sehr gut in der Zeit von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag begleitet.

Die Sachertorte für neue Mitarbeiter:nnen – traditioneller Bestandteil des Onboardings bei Promotech

 

Promotech: Welche Ratschläge würden Sie Unternehmern und HR-Verantwortlichen in anderen Unternehmen geben, die mit dem Gedanken spielen, ihren Onboarding-Prozess zu verändern?
Christian Zöpfl: Für Ratschläge bin ich noch nicht lange genug im Job 😉

Christian Zöpfl

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